Wann ein Passwort sinnvoll ist
Ein Freigabe-Link ist eine lange, zufällige Adresse, die niemand erraten kann. Trotzdem landet er manchmal dort, wo er nicht hingehört: in einer weitergeleiteten E-Mail, in einer Elterngruppe mit Ehemaligen, auf einer Website. Für interne Planungen, etwa den Vorstandsring mit Finanzterminen oder den Teamplan mit Fortbildungen, legst du deshalb ein Passwort auf den Link.
Soll ein Link nur für eine Zeit gelten, zum Beispiel bis zum Ende des Schuljahrs, reicht oft das Ablaufdatum in den Link-Einstellungen, siehe Rad per Link teilen. Beides lässt sich kombinieren.
Passwort setzen
- Öffne das Rad und klicke auf Teilen.
- Klicke beim gewünschten Link auf Einstellungen.
- Trage unter Passwortschutz ein Passwort mit 6 bis 64 Zeichen ein und klicke auf Setzen.
Ab sofort zeigt der Link eine Eingabemaske. Wer das Passwort einmal eingegeben hat, bleibt in diesem Browser freigeschaltet und muss es beim nächsten Besuch nicht erneut eingeben. Auch die Downloads über den Link (PNG, Druck-PDF, Kalenderdatei) sind erst nach der Eingabe möglich. Das Passwort gibst du den Empfängern getrennt weiter, zum Beispiel beim Elternabend oder in einer zweiten Nachricht, nicht in derselben E-Mail wie den Link. Der Aushang mit QR-Code weist darauf hin, dass der Link geschützt ist.
Mit Entfernen nimmst du den Schutz wieder weg. Ein neues Passwort setzt du, indem du ein anderes einträgst; das alte gilt dann nicht mehr.
Was mit Passwort nicht geht
Mit Passwortschutz ist Einbetten auf einer Website nicht möglich, weil die Eingabemaske im Rahmen einer fremden Seite nicht sauber funktionieren würde. Planrad schaltet die Einbettung beim Setzen des Passworts automatisch ab. Brauchst du beides, lege zwei Links an: einen öffentlichen zum Einbetten mit nur den öffentlichen Ringen und einen geschützten für intern, siehe Ansicht für Eltern.
Das Kalender-Abo hat kein Passwort. Kalenderprogramme können keins eingeben; schütze diesen Link stattdessen, indem du ihn nur an den Kreis gibst, der ihn braucht, und ihn bei Bedarf deaktivierst, siehe Kalender-Abo.
Schutz vor Ausprobieren
Nach zehn falschen Eingaben wird der Link für 15 Minuten gesperrt, auch für Personen mit dem richtigen Passwort. Die Sperre läuft von selbst ab. Wer sein Passwort vergessen hat, bekommt es von dir, nicht von Planrad: Wir speichern es nur als Hash und können es nicht nachsehen.