Kita-Schließtage planen: Regeln, Fristen, Kommunikation

Was als Schließtag zählt

Ein Schließtag ist ein Tag, an dem die Einrichtung an einem regulären Öffnungstag geschlossen bleibt: Sommerschließzeit, Tage zwischen Weihnachten und Neujahr, Konzeptionstag, Planungstag, Betriebsausflug, Brückentag. Wochenenden und gesetzliche Feiertage zählen nicht, weil die Einrichtung an diesen Tagen ohnehin nicht öffnet.

Die Details regelt das Landesrecht, und sie unterscheiden sich. In Nordrhein-Westfalen zählen Schließungen bis zur Hälfte der täglichen Öffnungszeit als halbe Schließtage, längere als ganze (§ 27 Abs. 3 KiBiz, Stand 2026). Ein Nachmittag Teamfortbildung kostet dort also einen halben Tag. Ob eine Notgruppe die Zählung ändert, ob Fortbildungstage gesondert laufen und ob ein Betriebsausflug ein Schließtag ist, steht in der Regel in den Vorgaben des Trägers oder der Kommune.

Landesregeln als Beispiele

Zwei Länder, zwei Modelle:

• Nordrhein-Westfalen: Die Zahl der Schließtage soll 20 Öffnungstage im Kindergartenjahr nicht überschreiten und darf 27 nicht überschreiten; Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit (§ 27 Abs. 3 KiBiz, Stand 2026). 20 ist der Richtwert, 27 die Grenze, an der auch die Förderung hängt.
• Bayern: Schließtage bis zu 30 im Jahr bleiben bei der Förderung unberücksichtigt (Art. 21 Abs. 4 BayKiBiG, Stand 2026); bis zu fünf weitere Tage für externe Fortbildung und Konzeptionsentwicklung führen nicht zu einer Kürzung (§ 25 AVBayKiBiG, Stand 2026).

Andere Länder regeln Schließtage im Kita-Gesetz, in Rahmenverträgen zwischen Land und Trägerverbänden oder gar nicht; dann gelten Trägervorgaben und Betreuungsvertrag. Dazu kommen kommunale Regeln. Die Stadt Bielefeld etwa erlaubt in ihrer Benutzungsordnung bis zu vier zusätzliche Schließtage pro Kindergartenjahr für Teamfortbildung, wenn die Eltern rechtzeitig informiert werden (Stadt Bielefeld, Benutzungsordnung Kindertageseinrichtungen, 2024). Prüfen Sie drei Ebenen, bevor Sie zählen: Landesgesetz, Trägerrichtlinie, kommunale Satzung oder Betreuungsvertrag.

Reihenfolge der Abstimmung

Schließtage werden selten von der Leitung allein festgelegt. Die Reihenfolge, die sich bewährt hat:

1. Trägervorgaben einholen: Höchstzahl, Genehmigungsweg, Pflicht zur Notbetreuung, Kooperation mit einer Nachbareinrichtung, Umgang mit Fortbildungstagen.
2. Team beteiligen: Urlaubswünsche, Fortbildungen, Konzeptionstag, Planungstag. Bei kirchlichen Trägern ist je nach Regelung die Mitarbeitervertretung zu beteiligen.
3. Elternbeirat anhören: In Nordrhein-Westfalen ist der Elternbeirat vor Entscheidungen über die Öffnungszeiten anzuhören und über wesentliche Entscheidungen rechtzeitig und umfassend zu informieren (§ 10 KiBiz). Andere Länder haben vergleichbare Vorschriften; die Elternversammlung zu Beginn des Kita-Jahres ist der passende Ort.
4. Träger genehmigt, Leitung veröffentlicht.

Wer die Schließtage für das gesamte Kita-Jahr im Juni oder Juli des Vorjahres durch diese Reihenfolge bringt, hat im August einen fertigen Plan. Wer im Oktober noch einen Konzeptionstag sucht, hat eine Diskussion.

Beispielrechnung Kita-Jahr 2026/27

Die Rechnung gilt für Nordrhein-Westfalen mit dem Richtwert von 20 Schließtagen. Gesetzliche Feiertage sind herausgerechnet; der 24. und der 31. Dezember sind in NRW keine Feiertage und zählen daher als Schließtage, wenn die Kita geschlossen ist.

Der Richtwert ist damit ausgeschöpft. Jeder weitere Tag, etwa der Brückentag nach Himmelfahrt am Freitag, 7. Mai 2027, oder ein Betriebsausflug, liegt über dem Richtwert und unter der Grenze von 27. Eine dritte Sommerwoche kostet fünf weitere Tage. Die Rechnung zeigt, worum es in der Abstimmung mit dem Träger geht: nicht darum, ob ein Konzeptionstag erlaubt ist, sondern was dafür wegfällt.

Die Sommerschließzeit liegt in diesem Beispiel in den NRW-Sommerferien vom 19. Juli bis 31. August 2027 (KMK, Ferienkalender 2026/27, Stand 09.10.2025). Schulferien sind für Kitas nicht bindend, aber Geschwisterkinder haben dann frei, und viele Familien sind im Urlaub. Die Ferien je Bundesland helfen bei der Lage der Sommerschließzeit.

Brückentage 2027

Brückentage sind beliebt bei Teams und unbeliebt bei Eltern, die an diesem Tag arbeiten. 2027 bietet wenige:

• Freitag, 7. Mai 2027 nach Christi Himmelfahrt (Do, 6. Mai), bundesweit.
• Freitag, 28. Mai 2027 nach Fronleichnam (Do, 27. Mai), nur in Ländern mit diesem Feiertag.
• Der 1. Mai fällt 2027 auf einen Samstag, der 3. Oktober und der Reformationstag auf einen Sonntag; hier gibt es keinen Brückentag. Allerheiligen ist ein Montag.
• Der 24. und 31. Dezember 2027 sind Freitage; eine Weihnachtsschließzeit 2027/28 ist dadurch kürzer als 2026/27.

Entscheiden Sie Brückentage mit dem Elternbeirat und bieten Sie, wenn der Träger es verlangt, eine Notbetreuung an. Ein Brückentag, den Eltern im September kennen, ist selten ein Problem; einer, der im April angekündigt wird, immer.

Eltern informieren: wann, wie, was

Wann: Alle Schließtage des Kita-Jahres zu Beginn des Jahres, als Erfahrungswert spätestens mit dem ersten Elternbrief im August oder auf der Elternversammlung. Kommunale Ordnungen wie die in Bielefeld verlangen für zusätzliche Tage eine „rechtzeitige“ Information, ohne Frist in Tagen; als Erfahrungswert gelten sechs bis acht Wochen als ausreichend, damit Eltern Urlaub beantragen können.

Wie: Über mehr als einen Kanal. Elternbrief, Aushang im Eingang, Kita-App oder Website, und als Bild, das Eltern fotografieren und zu Hause an den Kühlschrank hängen. Ein Jahresrad mit einem eigenen Ring für Schließzeiten erfüllt genau diesen Zweck.

Was: Datum, Grund in einem Satz, ob es eine Notbetreuung gibt und wie man sie anmeldet, Ansprechperson. Keine Rechtfertigung über drei Absätze; ein Konzeptionstag ist Teil der Arbeit, nicht ein Gefallen.

Schließtage im Jahresplan

Schließtage sind der Teil des Jahresplans, den Eltern als erstes suchen und Teams als erstes verteidigen. Sie gehören deshalb in einen eigenen Ring, sichtbar von außen, nicht als Notiz zwischen Laternenfest und Elternabend.

Die Vorlage Kita-Jahr mit Pflichtterminen von Planrad enthält einen Ring „Schließzeiten“ mit Weihnachtsschließung, Sommerschließung, Betriebsausflug und einem Prüfvermerk für den Brückentag nach Himmelfahrt; dazu die wiederkehrenden Pflichten wie Belehrung zum Infektionsschutz, Hygieneplan, Gefährdungsbeurteilung und Jahresbericht an den Träger. Öffnen Sie die Vorlage im Editor, tragen Sie Ihre Schließtage ein, und das Rad warnt, wenn ein Termin auf einen Feiertag oder in die Ferien fällt. Ferien und Feiertage Ihres Bundeslands sind eingebaut, Kinderdaten enthält das Rad nicht. Wie das ganze Kita-Jahr entsteht, steht im Artikel Jahresplanung Kita; den Konzeptionstag als häufigsten Schließtag behandelt der Artikel Konzeptionstag Kita.

Checkliste: Schließtage planen

• Landesregel, Trägerrichtlinie und kommunale Vorgabe geprüft, Höchstzahl notiert
• Zählweise für halbe Tage, Fortbildungen und Notgruppen geklärt
• Teamwünsche, Konzeptionstag und Planungstag eingeplant
• Weihnachts- und Sommerschließzeit gegen Feiertage und Ferien gerechnet
• Brückentage 2027 entschieden, Notbetreuung geklärt
• Elternbeirat angehört, Träger hat genehmigt
• Alle Schließtage mit dem ersten Elternbrief des Kita-Jahres veröffentlicht
• Zusätzliche Tage mit ausreichend Vorlauf angekündigt
• Schließzeiten als eigener Ring im Jahresrad, Rad im Eingang aufgehängt
• Rechnung für das nächste Kita-Jahr im Juni begonnen