Jahresplanung Verein: Saison, Hauptversammlung, Fristen

Stand 10.10.2026 · 5 Min. Lesezeit

Das Vereinsjahr ist ein Kreis

Ein Sportverein lebt in Zyklen: Hallensaison im Winter, Freiluftsaison im Sommer, dazwischen Sommerpause, Mitgliederversammlung im ersten Quartal, Bestandsmeldung an den Landessportbund, Vereinsfest. Die Termine wiederholen sich jedes Jahr, aber das Wissen darüber liegt verteilt: beim Kassenwart, bei der Abteilungsleiterin, in einem Ordner im Vereinsheim. Wer neu in den Vorstand kommt, lernt die Fristen oft dadurch, dass eine verpasst wird.

Jahresplanung im Verein heißt, diese Zyklen einmal aufzuschreiben, mit Verantwortlichen zu versehen und für alle sichtbar zu machen. Ein Plan mit 30 Terminen, den der ganze Vorstand kennt, ist mehr wert als ein ausgefeilter Plan, den nur eine Person pflegt.

Vier Ebenen: Sportbetrieb, Veranstaltungen, Vorstand, Fristen

Teilen Sie das Jahr in vier Ebenen. Auf einem Jahresrad werden daraus Ringe, in einer Tabelle Spalten.

  1. Sportbetrieb: Saisonbeginn und Saisonende je Abteilung, Hallenzeiten, Trainingspausen in den Ferien, Turniere, Punktspielrunden, Lehrgänge.
  2. Veranstaltungen: Vereinsfest, Sportlerehrung, Weihnachtsfeier, Tag der offenen Tür, Ferienprogramm, Mitgliederwerbung zum Saisonstart.
  3. Vorstand und Gremien: Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlung, Kassenprüfung, Abteilungsversammlungen, Klausur, Übergabetermine.
  4. Fristen: alles, was nach außen geht und ein Datum hat.

Die Schulferien Ihres Bundeslands gehören als Hintergrund dazu, weil Trainingsbetrieb und Veranstaltungen davon abhängen. Die Ferien je Bundesland liegen für alle 16 Länder vor.

Fristen, die jedes Jahr wiederkommen

Die folgenden Fristen betreffen die meisten gemeinnützigen Sportvereine. Die genauen Daten sind je nach Satzung, Bundesland und Landessportbund verschieden. Tragen Sie die Werte ein, die für Ihren Verein gelten, und notieren Sie daneben, woher die Frist stammt.

Frist Wann Woher die Frist kommt
Mitgliederversammlung meist im ersten Quartal Satzung; Turnus und Einladungsfrist stehen dort, das BGB (§ 32, § 36) gibt nur den Rahmen vor
Kassenprüfung vor der Mitgliederversammlung Satzung
Jahresabschluss nach Ende des Geschäftsjahres Satzung, Steuerrecht
Steuererklärung und Freistellungsbescheid in der Regel alle drei Jahre auf Aufforderung Finanzamt
Bestandserhebung Stichtag 1. Januar, Abgabe im ersten Quartal Landessportbund
Zuschussanträge (Übungsleiter, Sportstätten, Projekte) je nach Programm Landessportbund, Kreis- oder Stadtsportbund, Kommune
Verwendungsnachweise wenige Wochen nach Projektende Bewilligungsbescheid
Vereinsregister nach jeder Vorstandswahl Amtsgericht
Versicherung, Hallennutzung je Vertrag Kommune, Versicherer

Mitgliederversammlung: Einladungsfrist und Form stehen in Ihrer Satzung. Rechnen Sie rückwärts: Einladung, davor Kassenprüfung, davor Jahresabschluss, davor Zahlen aus den Abteilungen. Aus einem Termin werden so vier.

Steuererklärung: Gemeinnützige Vereine ohne nennenswerten wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb reichen die Körperschaftsteuererklärung in der Regel alle drei Jahre ein, wenn das Finanzamt dazu auffordert (Berliner Senatsverwaltung für Finanzen, Freistellungsbescheid, 2026). Tragen Sie das Jahr ein, in dem die nächste Aufforderung zu erwarten ist.

Bestandserhebung: Stichtag ist bundesweit der 1. Januar, die Abgabefrist setzt jeder Landessportbund selbst. In Niedersachsen war die Erhebung 2026 bis zum 31. Januar abzugeben (LSB Niedersachsen, 2025); in Nordrhein-Westfalen gilt nach der Richtlinie zur Bestandserhebung eine Abgabe bis Mitte März, wer bis 31. März nicht meldet, wird mit den Vorjahreszahlen geführt (LSB NRW, Richtlinie Bestandserhebung, Fassung 2024). Die Bestandszahlen sind Grundlage für Beiträge und Zuschüsse, deshalb gehört diese Frist in jeden Vereinsplan.

Übungsleiter und Ehrenamt: Seit dem 1. Januar 2026 sind Einnahmen aus nebenberuflicher Übungsleitertätigkeit bis 3.300 Euro im Jahr steuerfrei (bis 2025: 3.000 Euro), die Ehrenamtspauschale liegt bei 960 Euro (bis 2025: 840 Euro), § 3 Nr. 26 und 26a EStG (Finanzamt Brandenburg, Faltblatt „Ehrenamt und Steuern 2026“). Die Abrechnung mit Übungsleitern gehört an das Jahresende in den Plan, die Anpassung der Verträge an den Jahresanfang. Ob Vorstandsmitglieder eine Pauschale erhalten dürfen, regelt Ihre Satzung.

Übergabe an neue Vorstände

Beim Vorstandswechsel geht Wissen verloren, nicht weil jemand es zurückhält, sondern weil niemand weiß, was alles dazugehört. Ein Jahresplan ist das Einarbeitungsdokument, das bleibt. Dafür braucht jeder Eintrag drei Angaben:

Planen Sie die Übergabe selbst als Termin ein, etwa vier Wochen nach der Mitgliederversammlung: Alter und neuer Vorstand gehen den Jahresplan gemeinsam durch, Eintrag für Eintrag. Was dabei fehlt, wird ergänzt. Das dauert einen Abend und ersetzt Monate des Nachfragens.

Förderung: Digitalisierung im Sportverein

Mehrere Landessportbünde fördern Software und Schulungen für die Vereinsarbeit. Zwei Beispiele aus Niedersachsen, Stand Oktober 2026:

Andere Landessportbünde haben eigene Programme mit eigenen Fristen und Beträgen. Beträge und Fenster ändern sich jährlich; prüfen Sie die Richtlinie Ihres Landessportbunds, bevor Sie Ausgaben tätigen. Ausgaben vor der Antragstellung werden in der Regel nicht anerkannt. Wenn Sie einen Antrag planen, tragen Sie das Antragsfenster und die Frist für den Verwendungsnachweis in den Jahresplan ein.

Den Plan sichtbar machen

Ein Jahresplan, der im Vorstandsordner liegt, hilft nur dem, der ihn aufschlägt. Als Jahresrad hängt er im Vereinsheim, steht auf der Website und steckt als Kalender-Abo im Handy jedes Vorstandsmitglieds. Die vier Ebenen aus diesem Artikel werden zu vier Ringen, Überschneidungen zwischen Turnier und Vereinsfest sieht man auf einen Blick.

Die Vereinsjahr-Vorlage von Planrad enthält Mitgliederversammlung, Kassenprüfung, Bestandserhebung, Zuschussantrag und Verwendungsnachweis bereits als Termine, die Sie nur noch auf Ihre Daten anpassen. Öffnen Sie die Vorlage im Editor, tragen Sie Saison und Veranstaltungen ein und drucken Sie das Rad als Plakat. Mitgliederdaten braucht das Rad nicht; es enthält nur Termine.

Checkliste: Jahresplanung Verein