Ein Plan statt vier Notfälle
Ein Gemeindebrief erscheint pünktlich, wenn alle Termine einer Ausgabe einmal im Jahr festgelegt werden, rückwärts vom Tag, an dem das Heft im Briefkasten liegen soll. Ohne Plan wird jede Ausgabe zum Notfall: Der Redaktionsschluss fällt in die Ferien, die Druckerei ist ausgebucht, die Austrägerinnen erfahren zu spät, dass neue Hefte kommen. Mit Plan weiß jede Gruppe der Gemeinde im Herbst, bis wann sie ihre Beiträge für das ganze nächste Jahr einreichen muss.
Katholisch heißt das Heft meist Pfarrbrief, evangelisch Gemeindebrief; die Planung ist dieselbe.
Welcher Erscheinungsrhythmus passt?
Der Rhythmus hängt davon ab, wie viele Menschen mitarbeiten, wie viel Geld für Druck zur Verfügung steht und wie aktuell die Termine sein müssen.
| Rhythmus | Ausgaben im Jahr | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|---|
| monatlich | 10 bis 12 | aktuelle Termine | hoher Aufwand, kurze Fristen |
| zweimonatlich | 6 | guter Kompromiss | Termine bis acht Wochen im Voraus nötig |
| vierteljährlich | 4 | wenig Aufwand, Platz für Themen | Termine bis vier Monate im Voraus nötig |
| nach Festzeiten | 3 bis 4 | passt zum Kirchenjahr | ungleich lange Zeiträume |
Viele Gemeinden ergänzen einen seltenen Gemeindebrief um ein kurzes Blatt mit den Gottesdiensten des Monats oder um die Website. Entscheidend ist, dass die Zeiträume der Ausgaben lückenlos aneinander anschließen und dass jede Ausgabe vor dem ersten Termin verteilt ist, den sie ankündigt. Wer nach Festzeiten erscheint, richtet die Ausgaben am Kirchenjahr aus: Advent und Weihnachten, Passion und Ostern, Sommer, Herbst.
Rückwärts rechnen: vom Briefkasten zur Themenkonferenz
Jede Ausgabe durchläuft dieselben Schritte. Die Abstände in der Tabelle sind Erfahrungswerte für ein Heft mit 16 bis 24 Seiten und ehrenamtlichem Layout; Ihre Druckerei und Ihr Team bestimmen die echten Zahlen.
| Schritt | Abstand vor Verteilbeginn | Wer |
|---|---|---|
| Themenkonferenz | etwa 12 Wochen | Redaktionsteam, Pfarrteam |
| Redaktionsschluss | etwa 7 Wochen | alle Gruppen |
| Layout | 7 bis 4 Wochen | Layout |
| Korrektur und Freigabe | 4 bis 3 Wochen | Redaktion, Pfarramt |
| Druck und Lieferung | 3 bis 1 Woche | Druckerei |
| Verteilung | 1 Woche | Austrägerinnen und Austräger |
Ein Beispiel für 2027: Die Ausgabe „Passion und Ostern“ soll vor Aschermittwoch, dem 10. Februar 2027 (Kirchenjahr 2026/27), in allen Briefkästen sein. Die Verteilung läuft vom 29. Januar bis zum 5. Februar. Der Redaktionsschluss sieben Wochen vor Verteilbeginn fällt auf Freitag, den 11. Dezember 2026, mitten in den Advent, die Themenkonferenz auf Anfang November. Das Layout liegt zwischen dem 14. Dezember und dem 8. Januar und verlängert sich durch Weihnachten und Neujahr um eine Woche. Korrektur ist dann vom 11. bis 15. Januar, die Druckfreigabe geht am 18. Januar raus, die Druckerei liefert am 28. Januar. Der Puffer vor der Verteilung ist damit aufgebraucht. Wer diese Termine erst im Januar sucht, ist zu spät.
Das Beispiel zeigt zwei Punkte, die jeder Redaktionsplan berücksichtigen sollte: Feiertage und Ferien verlängern Layout und Druck, und die Redaktionsschlüsse liegen oft in Zeiten, in denen niemand an den Gemeindebrief denkt. Prüfen Sie jeden Schritt gegen die Feiertage und Schulferien Ihres Bundeslands und gegen die Betriebsferien der Druckerei.
Ein fester Seitenplan spart Abstimmung
Neben dem Zeitplan braucht jede Ausgabe einen Seitenplan: welche Rubrik auf welcher Seite steht und wie viel Platz sie bekommt. Typische Rubriken sind ein geistliches Wort, Gottesdienste, Termine, Berichte aus den Gruppen, ein Rückblick mit Bildern, eine Kinderseite, Kasualien und Kontakte. Wenn der Seitenplan feststeht, muss die Themenkonferenz nur noch über das Schwerpunktthema und die freien Seiten entscheiden.
Zwei praktische Punkte: Ein geheftetes Heft hat eine durch vier teilbare Seitenzahl, weil jeder gefaltete Bogen vier Seiten trägt. Und jede Rubrik braucht eine Zeichenzahl, die Gruppen beim Einreichen kennen. Beides gehört in die Hinweise zum Redaktionsschluss, die einmal im Jahr an alle Gruppen gehen, und spart Kürzungen in der Layoutphase.
Welche Termine kommen aus dem Jahresplan?
Der Terminteil ist für viele Leserinnen und Leser der wichtigste Teil des Heftes. Er sollte nicht neu geschrieben, sondern aus dem Jahresplan der Gemeinde übernommen werden: Gottesdienste, besondere Gottesdienste, Gruppentermine, Konzerte, Feste, Freizeiten, Sitzungen öffentlicher Gremien.
Drei Regeln halten Heft und Plan synchron:
- Eine Quelle. Termine werden nur im Jahresplan gepflegt, der Terminteil wird zum Redaktionsschluss daraus erzeugt oder abgeschrieben.
- Stichtag nennen. Unter den Terminteil gehört der Satz „Stand: Redaktionsschluss“ mit Datum und der Hinweis, wo spätere Änderungen stehen, etwa auf der Website oder im Schaukasten.
- Redaktionsschlüsse in den Jahresplan. So sehen alle Gruppen, bis wann sie melden müssen.
Wie der Jahresplan der Gemeinde entsteht, beschreibt der Ratgeber Gemeindejahr planen.
Geburtstage und Amtshandlungen: welche Regeln gelten?
Viele Gemeindebriefe veröffentlichen runde Geburtstage, Ehejubiläen, Taufen, Trauungen und Beerdigungen. Dafür gelten die Datenschutzregeln der Kirchen, nicht das staatliche Datenschutzrecht allein: evangelisch das Datenschutzgesetz der EKD (DSG-EKD) und ergänzende Regelungen der Landeskirchen, katholisch das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) mit Durchführungsverordnung und Ordnungen des Bistums. Dieser Abschnitt ist ein Hinweis für die Planung, keine Rechtsauskunft.
Die Regeln unterscheiden sich nach Kirche, Landeskirche oder Bistum, nach Art der Angabe und nach Verbreitungsweg. Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD unterscheidet in seinen Antworten auf häufige Fragen zwischen Amtshandlungen und Geburtstagen und zwischen gedrucktem und Internet-Gemeindebrief und verweist zuerst auf landeskirchliche Regelungen (datenschutz.ekd.de, Häufig gestellte Fragen aus den Kirchengemeinden, Stand 26.02.2020, abgerufen 12.10.2026). Eine Handreichung der Evangelischen Kirche von Kurhessen-Waldeck beschreibt für ihren Bereich eigene Regeln mit Widerspruchsmöglichkeit für den gedruckten Brief (EKKW, Datenschutz bei Veröffentlichungen in Gemeindebriefen, Stand August 2018, abgerufen 12.10.2026). Für katholische Pfarreien nennt das Katholische Datenschutzzentrum neben KDG und KDG-DVO weitere Ordnungen, etwa zum kirchlichen Meldewesen (KDSZ, Kirchengemeinden, Stand 23.01.2026, abgerufen 12.10.2026).
Für den Redaktionsplan folgt daraus: Klären Sie einmal im Jahr mit der oder dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Gemeinde oder Ihres Bistums, was in welcher Form erscheinen darf, und ob das Heft auch online steht. Legen Sie dann vor jedem Redaktionsschluss einen eigenen Termin an, an dem Widersprüche und Sperrvermerke mit der Liste abgeglichen werden.
Rollen im Redaktionsteam
Ein Gemeindebrief entsteht meist ehrenamtlich. Damit der Plan den nächsten Wechsel im Team überlebt, sollten Aufgaben an Funktionen hängen, nicht an Namen: Redaktionsleitung, Layout, Korrektur, Bildrechte, Kontakt zur Druckerei, Koordination der Austräger. Jede Funktion bekommt im Redaktionsplan ihre Termine, und jede braucht eine Vertretung.
Die Gemeindebüro-Vorlage von Planrad hat dafür einen eigenen Ring „Gemeindebrief“ mit vier Redaktionsschlüssen im Kalenderjahr. Öffnen Sie die Vorlage im Editor, passen Sie Ausgaben und Redaktionsschlüsse an Ihren Rhythmus an und ergänzen Sie Themenkonferenz, Druckfreigabe und Verteilung als eigene Termine. Der ICS-Export bringt alle Fristen in die Kalender des Redaktionsteams, das Rad als PDF hängt im Gemeindehaus, damit alle Gruppen die Redaktionsschlüsse kennen.
Checkliste: Redaktionsplan Gemeindebrief
- Erscheinungsrhythmus festgelegt, Zeiträume der Ausgaben lückenlos
- Verteiltermin jeder Ausgabe vor dem ersten angekündigten Termin
- Für jede Ausgabe rückwärts geplant: Themenkonferenz, Redaktionsschluss, Layout, Korrektur, Druck, Verteilung
- Feiertage, Schulferien und Betriebsferien der Druckerei geprüft
- Redaktionsschlüsse im Jahresplan der Gemeinde und allen Gruppen bekannt
- Seitenplan mit Rubriken und Zeichenzahlen an alle Gruppen verschickt
- Terminteil aus dem Jahresplan übernommen, Stand mit Datum genannt
- Datenschutzregeln von Landeskirche oder Bistum geklärt, Abgleich der Widersprüche als eigener Termin
- Online-Ausgabe gesondert geprüft
- Aufgaben an Funktionen mit Vertretung vergeben
