Zwei Taktgeber: Schulzeit und Ferien
Ein Hort hat zwei Betriebsarten. In der Schulzeit kommen die Kinder mittags, es gibt Essen, Hausaufgaben, Angebote, Abholzeit. In den Ferien kommen sie morgens, der Tag ist offen, und das Team ist voll besetzt. Beide Betriebsarten haben eigene Dienstpläne, eigene Programme und eigene Elterninformationen. Die Jahresplanung im Hort besteht deshalb nicht aus einem Kalender, sondern aus zwei, die ineinandergreifen: dem Schuljahr und dem Ferienjahr.
Dazu kommt ein dritter Taktgeber, der von außen kommt: die Schule. Zeugnisse, pädagogische Tage, Projektwochen, Klassenfahrten und Einschulung bestimmen, wie viele Kinder wann da sind und wie viel Betreuung sie brauchen. Wer diese drei Ebenen in einem Plan übereinanderlegt, sieht die Wochen, in denen alles zusammenkommt, und die, in denen Luft ist.
Der Rechtsanspruch verändert die Ferienplanung
Seit dem Schuljahr 2026/27 haben Kinder, die in die erste Klasse kommen, einen Anspruch auf Förderung in einer Tageseinrichtung im Umfang von acht Stunden täglich an Werktagen, bis zum Beginn der fünften Klasse; der Anspruch wächst so mit jedem Schuljahr um eine Klassenstufe. In der Schulzeit gilt er als erfüllt, soweit Unterricht und Ganztagsangebote die Zeit abdecken; in den Ferien auch durch Angebote der Jugendarbeit. Landesrecht kann eine Schließzeit von bis zu vier Wochen im Jahr während der Schulferien vorsehen (§ 24 Abs. 4 SGB VIII, Fassung seit 1. August 2026).
Für die Planung heißt das: Die Ferienbetreuung ist kein Zusatzangebot mehr, sondern Teil des Anspruchs, und die Schließzeit ist begrenzt. Wie Ihr Bundesland und Ihr Träger das umsetzen, steht in Landesgesetz und Trägervorgabe; prüfen Sie beides, bevor Sie Schließzeiten festlegen. Die Regeln zum Zählen von Schließtagen erklärt der Artikel Kita-Schließtage planen.
Das Hortjahr von August bis Juli
Das Hortjahr beginnt mit dem Schuljahr. Die Monatsangaben sind Erfahrungswerte und verschieben sich mit den Ferien Ihres Bundeslands.
| Zeitraum | Schulzeit | Ferien und Programm | Team und Eltern |
|---|---|---|---|
| August, September | Schulstart, Kennenlernwoche für Erstklässler, Hausaufgabenregeln | Sommerferienprogramm bis Schulstart | Dienstplan Schuljahr, Belehrung Infektionsschutz, Planungstag, Elternabend, Elternbeiratswahl |
| Oktober | AG-Phase erstes Halbjahr beginnt | Herbstferienprogramm | Abstimmung mit der Schule, Bedarfsabfrage Weihnachten |
| November, Dezember | Laternenfest, Adventswerkstatt | Weihnachtsschließzeit | Teamfortbildung, Elterngespräche |
| Januar, Februar | Halbjahreszeugnisse, Fasching | Winterferien, wo vorhanden | Konzeptionstag, Anmeldung für das nächste Schuljahr beginnt |
| März, April | AG-Phase zweites Halbjahr | Osterferienprogramm | Bedarfsabfrage Sommer, Urlaubsplanung Team |
| Mai, Juni | Schnuppertag für künftige Erstklässler, Sommerfest | Pfingstferien, wo vorhanden | Infoabend neue Familien, Ferienbetreuung Sommer planen |
| Juli | Abschied der Viertklässler, Zeugnisse | Sommerferienprogramm, Schließzeit | Jahresbericht an den Träger, Dienstplan Ferien |
Die Tabelle zeigt die Engstellen: Im Juni laufen Abschied, Sommerfest, Infoabend und Ferienplanung parallel; im September beginnen Schuljahr, Eingewöhnung der Erstklässler und Elternarbeit gleichzeitig. Wer das sieht, legt den Konzeptionstag nicht in den Juni.
Ferienbetreuung planen
Jeder Ferienabschnitt ist ein kleines Projekt mit eigenem Vorlauf. Als Erfahrungswert:
- Acht Wochen vorher: Bedarfsabfrage bei den Eltern, mit Rückmeldefrist. Ohne Zahlen keine Personalplanung.
- Sechs Wochen vorher: Personal eingeteilt, Schließtage und Kooperationen bestätigt, Budget geklärt.
- Vier Wochen vorher: Programm steht, Ausflüge gebucht, Elterninformation mit Zeiten, Kosten und Packliste.
- Zwei Wochen vorher: Anmeldungen abgeschlossen, Teilnehmerlisten für Ausflüge, Notfallnummern aktualisiert.
- In den Ferien: Tagesstruktur mit festen Ankunfts- und Abholzeiten, ein Ausflug pro Woche statt fünf.
Für Sommerferien von sechs Wochen braucht es zusätzlich eine Entscheidung über die Schließzeit und darüber, ob eine Nachbareinrichtung oder ein Angebot der Jugendarbeit die Betreuung in dieser Zeit übernimmt. Die Ferien je Bundesland stehen für alle 16 Länder bereit; tragen Sie sie als Hintergrund in den Plan ein, dann liegen die Bedarfsabfragen automatisch richtig.
Kooperation mit der Schule
Hort und Schule planen dasselbe Jahr für dieselben Kinder, oft ohne gemeinsamen Kalender. Zwei Abstimmungstermine im Jahr reichen, wenn sie richtig liegen: einer im Juni oder Juli für das kommende Schuljahr, einer im Oktober zur Feinabstimmung des ersten Halbjahres. Auf die Tagesordnung gehören:
- Unterrichtszeiten und Stundenpläne je Klassenstufe, Änderungen zum Halbjahr
- Pädagogische Tage und bewegliche Ferientage der Schule, an denen der Hort ganztags öffnet
- Zeugnistermine, Projektwochen, Bundesjugendspiele, Klassenfahrten
- Einschulungsfeier und Schnuppertage für künftige Erstklässler
- Raumnutzung, Mensa, Hausaufgabenregelung
- Elternabende, damit Schule und Hort nicht in derselben Woche einladen
Das Ergebnis ist ein gemeinsamer Jahreskalender, der in beiden Häusern hängt. Wie die Schule ihr Jahr plant, beschreibt der Artikel Jahresplanung Schule; je mehr beide Seiten voneinander wissen, desto weniger Überraschungen gibt es im Oktober.
Übergänge gestalten
Im Hort gibt es drei Übergänge, die jedes Jahr wiederkommen und jedes Jahr Planung brauchen.
Von der Kita in den Hort: Infoabend für neue Familien im Juni, Schnuppertag im Mai oder Juni, Kennenlernwoche in den ersten Schulwochen. Die Erstklässler lernen Haus, Regeln und Bezugspersonen, bevor der Alltag beginnt. Wenn Kita und Hort beim selben Träger liegen, ist ein Übergabegespräch zwischen den Teams der kürzeste Weg.
Aus der vierten Klasse heraus: Die Anmeldung an weiterführenden Schulen liegt je nach Bundesland im Februar oder März; der Abschied im Juli ist ein Fest mit eigenem Termin. Viele Horte bieten den Viertklässlern im letzten Halbjahr mehr Eigenverantwortung an, etwa ein eigenes Projekt oder die Gestaltung des Abschieds.
Zwischen Schulzeit und Ferien: Jeder Ferienbeginn ändert Ankunftszeiten, Tagesstruktur und Gruppenzusammensetzung. Eine Elterninformation vor jedem Ferienabschnitt mit den geänderten Zeiten verhindert, dass am ersten Ferientag Kinder um 13 Uhr vor der Tür stehen.
Personalplanung
Der Dienstplan im Hort folgt zwei Mustern: Randzeiten und Nachmittag in der Schulzeit, voller Tag in den Ferien. Teamsitzungen passen in den Vormittag der Schulzeit, Fortbildungen in Randwochen, Urlaub für das Team überwiegend in die Ferien mit Schließzeit. Was im Jahresplan stehen sollte:
- Dienstplan für das Schuljahr in den ersten zwei Augustwochen, Ferienpläne je Abschnitt sechs Wochen vorher
- Belehrung nach Infektionsschutzgesetz, Erste-Hilfe-Auffrischung, Fortbildungstage
- Konzeptionstag und Planungstag als Schließtage, mit dem Träger abgestimmt
- Urlaubsplanung des Teams im März, nach der Bedarfsabfrage für den Sommer
- Personalgespräche im Frühjahr, Jahresbericht an den Träger im Juli
Wer die Bedarfsabfrage für den Sommer vor der Urlaubsplanung legt, verteilt Urlaub nach Bedarf statt nach Zufall.
Vorlage Hort und Ganztag
Die Vorlage Hort und Ganztag von Planrad läuft von August bis Juli mit drei Ringen: Kinder und Angebote mit AG-Phasen und Ferienprogrammen, Eltern und Schule mit Elternabend, Beiratswahl und zwei Abstimmungsterminen, Team und Organisation mit Dienstplan, Belehrung, Konzeptionstag, Ferienplanung und Jahresbericht. Schulferien und Feiertage Ihres Bundeslands liegen im Hintergrund. Öffnen Sie die Vorlage im Editor, passen Sie die Ferienprogramme an Ihre Ferientermine an, ergänzen Sie die Termine der Schule und hängen Sie das Rad in beide Häuser. Kinderdaten enthält das Rad nicht.
Checkliste: Jahresplanung Hort
- Landesrecht und Trägervorgabe zu Schließzeit und Ferienbetreuung geprüft
- Schulferien und Feiertage des Bundeslands als Hintergrund eingetragen
- Jeder Ferienabschnitt mit Bedarfsabfrage, Personal, Programm und Elterninformation geplant
- Zwei Abstimmungstermine mit der Schule, gemeinsamer Jahreskalender
- Pädagogische Tage und bewegliche Ferientage der Schule als Ganztagsöffnung eingetragen
- Infoabend, Schnuppertag und Kennenlernwoche für Erstklässler terminiert
- Abschied der Viertklässler und Anmeldefristen weiterführender Schulen eingetragen
- Dienstplan Schuljahr im August, Ferienpläne sechs Wochen vor jedem Abschnitt
- Urlaubsplanung nach der Bedarfsabfrage für den Sommer
- Rad im Hort und in der Schule sichtbar, Termin zur Überarbeitung im Juni