Konzeptionstag Kita: Ablauf, Vorbereitung, Jahresplan

Was ein Konzeptionstag ist

Ein Konzeptionstag ist ein Arbeitstag, an dem das gesamte Team ohne Kinder an der pädagogischen Konzeption arbeitet. Er unterscheidet sich von der Teamsitzung, die den Alltag organisiert, und vom Planungstag, der Termine festlegt. Am Konzeptionstag geht es um die Frage, ob die Einrichtung noch das tut, was in ihrer Konzeption steht, und ob die Konzeption noch beschreibt, was die Einrichtung tun will.

Anlässe gibt es viele: ein neuer Bildungsplan des Landes, ein Trägeraudit, ein Wechsel in der Leitung, eine neue Gruppe, Rückmeldungen von Eltern, oder schlicht die Zeit, die seit der letzten Fortschreibung vergangen ist. Viele Einrichtungen halten einen Konzeptionstag pro Kita-Jahr, manche zwei. Wichtiger als die Zahl ist, dass aus dem Tag Entscheidungen hervorgehen, die danach im Alltag sichtbar sind.

Rechtlicher Rahmen: Schließtag und Elterninformation

Ein Konzeptionstag ist in der Regel ein Schließtag. Wie viele Schließtage erlaubt sind und ob Fortbildungs- und Konzeptionstage gesondert zählen, regelt das Landesrecht, ergänzt durch Vorgaben des Trägers oder der Kommune.

• In Nordrhein-Westfalen soll eine Kita an höchstens 20 Tagen im Kindergartenjahr geschlossen sein, erlaubt sind höchstens 27 Öffnungstage; Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit (§ 27 Abs. 3 KiBiz, Stand 2026).
• In Bayern liegt die Grenze bei 30 Schließtagen; bis zu fünf zusätzliche Tage für externe Fortbildung und Konzeptionsentwicklung führen nicht zu einer Kürzung der Förderung (Art. 21 Abs. 4 BayKiBiG, § 25 AVBayKiBiG, Stand 2026).
• Auf kommunaler Ebene gibt es oft eigene Regeln. Die Stadt Bielefeld erlaubt in ihrer Benutzungsordnung bis zu vier zusätzliche Schließtage pro Kindergartenjahr für Teamfortbildung, sofern die Eltern rechtzeitig informiert werden (Stadt Bielefeld, Benutzungsordnung Kindertageseinrichtungen, 2024).

Welche Regel für Sie gilt, steht im Landesrecht, in der Vereinbarung mit Ihrem Träger und gegebenenfalls in der Satzung der Kommune. Klären Sie drei Punkte, bevor Sie den Tag festlegen: Zählt er auf die Schließtage, wie früh müssen Eltern informiert werden, und ist eine Notbetreuung vorzuhalten. Als Erfahrungswert gilt: Alle Schließtage des Kita-Jahres zu Beginn des Jahres bekannt geben, dann gibt es keine Diskussion im Oktober.

Vorbereitung: Ziele, Agenda, Moderation

Ein Konzeptionstag ohne Ziel wird zum langen Teamgespräch. Legen Sie eine oder zwei Fragen fest, die am Ende beantwortet sein sollen. Beispiele:

• Wie gestalten wir die Eingewöhnung, wenn im September zwölf Kinder gleichzeitig starten?
• Was bedeutet Partizipation bei uns konkret im Tagesablauf, und was ändern wir ab Januar?
• Welche Kapitel der Konzeption beschreiben nicht mehr, was wir tun?

Verschicken Sie die Agenda zwei bis drei Wochen vorher, zusammen mit einer kleinen Vorbereitung für alle: ein Kapitel lesen, drei Beobachtungen aus der eigenen Gruppe mitbringen, eine Frage notieren. Wer vorbereitet kommt, diskutiert konkreter.

Klären Sie die Moderation. Wenn die Leitung selbst eine Position zum Thema hat, moderiert besser jemand anderes: die Stellvertretung, eine Kollegin, die das Thema nicht betrifft, oder die Fachberatung des Trägers. Dazu gehören ein Protokollführer, ein Zeitwächter und ein Raum außerhalb der Gruppenräume, damit niemand nebenbei aufräumt.

Ablaufvorschlag mit Zeiten

Der folgende Ablauf ist ein Vorschlag für einen Tag von 8:30 bis 16:00 Uhr. Passen Sie ihn an Ihre Arbeitszeiten und Ihr Thema an.

Der Block „Jahresplan“ ist der, der am häufigsten gestrichen wird, weil die Zeit knapp ist. Streichen Sie lieber in der Arbeitsphase. Eine Entscheidung ohne Termin ist eine Absicht.

Ergebnisse sichern

Drei Dinge sollten den Tag überleben:

1. Ein Protokoll der Entscheidungen, nicht der Diskussion. Je Entscheidung: Was wurde beschlossen, wer setzt es um, bis wann, woran erkennt man es. Eine Seite reicht.
2. Die fortgeschriebene Konzeption. Änderungen innerhalb von vier Wochen in den Text einarbeiten, mit Datum und Versionsnummer. Der Träger erhält die neue Fassung.
3. Der Jahresplan. Jede Entscheidung, die ein Datum hat, kommt in den Jahresplan der Einrichtung: der Elternabend, an dem die Änderung vorgestellt wird, die Teamsitzung, in der der Stand geprüft wird, der nächste Konzeptionstag.

Für Eltern genügt eine Kurzfassung: drei Sätze im Aushang oder Elternbrief, was sich ab wann ändert. Für ein Trägeraudit oder ein Gütesiegel ist das Protokoll mit Datum, Beteiligten und Beschlüssen das Dokument, das den Jahreszyklus belegt.

Das Jahresrad als Ergebnisbild

Ein Konzeptionstag erzeugt Text. Ein Jahresrad macht daraus ein Bild, das im Teamraum hängt: zwölf Monate als Kreis, die Entscheidungen des Tages als Termine darauf, Schließzeiten und Ferien als Ring außen. Das Team sieht, was wann ansteht, und ob der Elternabend zur neuen Eingewöhnung wirklich vor dem September liegt.

Mit der Kita-Jahr-Vorlage von Planrad legen Sie das Rad direkt am Konzeptionstag an, im letzten Block, mit dem Beamer an der Wand. Ferien und Feiertage Ihres Bundeslands sind eingebaut, die typischen Kita-Termine vorbelegt. Öffnen Sie die Vorlage im Editor, tragen Sie die Entscheidungen als Termine ein und drucken Sie das Rad für den Teamraum. Das Rad speichert Termine und Themen, keine Daten von Kindern oder Familien. Wie Sie das komplette Kita-Jahr planen, steht im Artikel Jahresplanung Kita.

Checkliste: Konzeptionstag Kita

• Regel für Schließtage beim Land und beim Träger geprüft
• Termin festgelegt, Eltern rechtzeitig informiert, Notbetreuung geklärt
• Ein bis zwei Leitfragen formuliert
• Agenda und Vorbereitungsaufgabe zwei bis drei Wochen vorher verschickt
• Moderation, Protokoll und Zeitwächter benannt
• Raum, Material und Verpflegung organisiert
• Block „Jahresplan“ mit mindestens einer Stunde eingeplant
• Protokoll der Entscheidungen am selben Tag fertig
• Konzeption innerhalb von vier Wochen fortgeschrieben, Träger informiert
• Entscheidungen als Termine im Jahresplan, Rad im Teamraum aufgehängt