Schuljahr planen: Leitfaden für die Schulleitung

Die Schulleitung plant zwei Schuljahre zugleich

Die Jahresplanung einer Schule beginnt nicht im August, sondern im Frühjahr davor. Während das laufende Schuljahr in die zweite Hälfte geht, muss die Schulleitung den Rahmen für das nächste setzen: bewegliche Ferientage, Pädagogische Tage, Fahrtenfenster, Konferenzserien. Wer damit bis zu den Sommerferien wartet, plant gegen Fristen, die bereits abgelaufen sind, und gegen Unterkünfte, die schon gebucht sind. Dieser Leitfaden beschreibt, in welcher Reihenfolge eine Schulleitung das Schuljahr aufbaut und welche Termine wann feststehen müssen.

Welche Termine in einem Schuljahr anfallen, beschreibt der Ratgeber Jahresplanung Schule. Hier geht es um den Weg dorthin.

Wann ist was zu entscheiden?

Ein Planungskalender der Schulleitung für das Schuljahr 2027/28 kann so aussehen. Die Zeitpunkte sind Erfahrungswerte, die Fristen Ihres Landes gehen vor.

Die Reihenfolge folgt einem Prinzip: Was andere Gremien beschließen müssen, kommt zuerst, weil deren Sitzungen ihrerseits Vorlauf brauchen. In Nordrhein-Westfalen etwa sind die Mitglieder der Mitwirkungsgremien schriftlich mit einer Frist von mindestens sieben Tagen und mit Tagesordnung einzuladen (§ 63 Abs. 1 SchulG NRW, abgerufen 12.10.2026).

Bewegliche Ferientage: Wer entscheidet bis wann?

Ferien sind Ländersache, und die Länder regeln auch die beweglichen Ferientage unterschiedlich. Die Ferienübersicht der Kultusministerkonferenz nennt für 2026/27 bei zehn Ländern bewegliche Ferientage, zwischen einem in Brandenburg und Sachsen und sechs in Rheinland-Pfalz (KMK, Ferien im Schuljahr 2026/2027, Stand 09.10.2025, abgerufen 12.10.2026).

Ein Beispiel für die Regeln dahinter ist Nordrhein-Westfalen. Dort stehen den Schulen in den Schuljahren 2026/27 und 2027/28 je drei bewegliche Ferientage zur Verfügung, ab 2028/29 vier. Die Termine legt die Schulkonferenz im Einvernehmen mit dem Schulträger fest; angestrebt ist eine einheitliche Regelung für alle Schulen einer Gemeinde. Mindestens ein Tag soll auf örtliches Brauchtum wie Karneval abgestimmt sein, die Termine der zentralen Prüfungen sind zu berücksichtigen, und festgelegt sein müssen die Tage spätestens acht Wochen vor Beginn der Sommerferien für das Folgejahr (Schulministerium NRW, Ferienordnung bis 2029/30, abgerufen 12.10.2026). Die Sommerferien 2027 beginnen in NRW am 19. Juli (KMK, ebd.); rechnerisch muss die Entscheidung für 2027/28 also bis zum 24. Mai 2027 gefallen sein.

Für die Planung heißt das: Die Schulkonferenz, die die beweglichen Ferientage beschließt, gehört in den April. Davor braucht es die Abstimmung mit dem Schulträger und den anderen Schulen am Ort. Die Ferien und Feiertage je Bundesland liegen für alle 16 Länder vor.

Konferenzen und Notenschlüsse: rückwärts vom Zeugnis

Zeugnistermine setzen die Länder. In NRW gibt es die Halbjahreszeugnisse 2026/27 am Freitag, 12. Februar 2027, an Grundschulen zwischen dem 8. und 12. Februar (Schulministerium NRW, Termine, abgerufen 12.10.2026). Von diesem Termin rechnet die Schulleitung rückwärts:

1. Zeugnisausgabe am Termin des Landes.
2. Zeugniskonferenzen in der Woche davor, mit Zeitfenstern je Klasse und Raumplan.
3. Notenschluss eine bis zwei Wochen vor den Konferenzen, damit Klassenlehrkräfte die Listen prüfen können.
4. Information bei gefährdeter Versetzung mit der Frist, die Ihre Ausbildungs- und Prüfungsordnung vorgibt.

Aus einem Landestermin werden so vier Schultermine. Legen Sie sie als Block an und sperren Sie die Wochen davor für andere Konferenzen, Fahrten und Elternabende. Die übrigen Konferenzen, Lehrerkonferenz, Schulkonferenz, Fachkonferenzen, laufen als Serien mit dem Mindestturnus Ihres Landes.

Projektwochen und Klassenfahrten: Wie viel Vorlauf?

Fahrten und Projektwochen brauchen mehr Vorlauf als fast alles andere im Schuljahr, weil Dritte beteiligt sind: Unterkünfte, Busunternehmen, außerschulische Partner, Eltern als Helfer. In NRW gehört die Rahmenplanung von Schulveranstaltungen außerhalb des Unterrichts zu den Aufgaben der Schulkonferenz (§ 65 Abs. 2 Nr. 7 SchulG NRW, abgerufen 12.10.2026); andere Länder regeln das in eigenen Fahrtenrichtlinien.

Bewährt hat sich, nicht einzelne Fahrten, sondern Fahrtenfenster festzulegen: zwei oder drei Zeiträume im Jahr ohne Prüfungen, Zeugniskonferenzen und Lernstandserhebungen. Die Klassen buchen innerhalb dieser Fenster. Als Erfahrungswert sollten Fenster für Abschluss- und Mehrtagesfahrten neun bis zwölf Monate vorher feststehen, weil beliebte Unterkünfte so früh vergeben sind.

Die Projektwoche braucht als Erfahrungswert drei bis vier Monate: Themenfindung im Kollegium, Anfragen an Partner, Raumplanung, Elterninformation. Legen Sie sie nicht in die Wochen nach den Zeugniskonferenzen, wenn Prüfungsklassen noch Nachprüfungen haben.

Elternabende und Elternvertretung

Die Elternabende zu Beginn des Schuljahres sind keine freie Gestaltung: Dort werden die Elternvertretungen gewählt, und dafür gibt es Fristen. Die Muster-Wahlordnung des NRW-Schulministeriums sieht für die Klassenpflegschaften eine Wahl spätestens drei Wochen nach Unterrichtsbeginn vor (Empfehlung einer Wahlordnung für die Schulmitwirkungsgremien, RdErl. vom 19.05.2005, abgerufen 12.10.2026); maßgeblich ist die Wahlordnung, die Ihre Schulkonferenz beschlossen hat. In Bayern sollen die Klassenelternsprecher innerhalb von zwei Wochen nach Unterrichtsbeginn gewählt werden (§ 13 Abs. 2 BaySchO, abgerufen 12.10.2026). Wie ein solcher Abend abläuft, beschreibt der Ratgeber Elternabend in der Schule.

Planen Sie die Elternabende aller Klassen in den ersten Schulwochen als Raster, damit Lehrkräfte mit mehreren Klassen nicht zwei Abende gleichzeitig haben. Elternsprechtage liegen etwa in der Mitte jedes Halbjahres.

Hort und Ganztag mitnehmen

Jeder unterrichtsfreie Tag, den die Schule festlegt, ist für Hort und Ganztag ein Betreuungstag. Seit dem Schuljahr 2026/27 haben Kinder, die in die erste Klasse kommen, einen Anspruch auf ganztägige Förderung an Werktagen, der jedes Jahr um eine Klassenstufe wächst (§ 24 Abs. 4 SGB VIII, abgerufen 12.10.2026). Bewegliche Ferientage, Pädagogische Tage und Tage mit verkürztem Unterricht vor Zeugnissen betreffen damit mehr Familien als früher.

Geben Sie diese Termine vor den Sommerferien an Hort und Ganztag weiter und vereinbaren Sie zwei feste Abstimmungen im Jahr, etwa vor den Herbstferien und im Frühjahr. Wie der Hort seine Seite plant, beschreibt der Ratgeber Jahresplanung im Hort.

Wie bleibt der Plan im Schuljahr aktuell?

Ein Jahresplan, der im September stimmt, ist im Februar oft überholt: Ein Konferenztermin wandert, eine Fahrt fällt aus, das Land verschiebt einen Prüfungstermin. Drei Gewohnheiten halten den Plan verlässlich. Erstens gibt es eine Quelle, aus der Liste, Monatsübersicht und Aushang erzeugt werden. Zweitens trägt jede veröffentlichte Fassung ein Stand-Datum. Drittens prüft die Schulleitung den Plan zu festen Zeitpunkten, etwa nach den Herbstferien, zum Halbjahr und nach den Osterferien, und gibt Änderungen gesammelt an Kollegium, Eltern und Ganztag weiter statt einzeln.

Planrad bietet dafür zwei Vorlagen, die im August beginnen: die Schuljahr-Vorlage für weiterführende Schulen und die Grundschul-Vorlage mit Einschulung, Lernstand und Übergang. Ferien und Feiertage Ihres Landes liegen als eigener Ring darunter. Öffnen Sie eine Vorlage im Editor, tragen Sie Beschlüsse und Fenster ein und geben Sie Hort, Ganztag und Elternvertretung einen Lese-Link oder eine ICS-Datei. Schülerdaten braucht das Rad nicht.

Checkliste: Schuljahr planen als Schulleitung

• Bedarf für das nächste Schuljahr bis März ermittelt
• Bewegliche Ferientage mit Schulträger und Schulen am Ort abgestimmt, Schulkonferenz vor der Landesfrist
• Pädagogische Tage festgelegt und Elterninformation geplant
• Einladungsfristen der Gremien im Planungskalender berücksichtigt
• Zeugnistermine des Landes übernommen, Notenschluss und Konferenzen rückwärts geplant
• Wochen vor Zeugniskonferenzen für Fahrten und Elternabende gesperrt
• Fahrtenfenster neun bis zwölf Monate vorher beschlossen
• Projektwoche mit drei bis vier Monaten Vorlauf, nicht in Prüfungszeiten
• Elternabende mit Wahl als Raster in den ersten Schulwochen, Frist der Wahlordnung geprüft
• Unterrichtsfreie Tage vor den Sommerferien an Hort und Ganztag gemeldet
• Jahresübersicht in der ersten Schulwoche an alle Familien
• Prüftermine für den Plan zu Herbst, Halbjahr und Ostern gesetzt