Einen Jahresplan, den das Team gemeinsam erstellt, kennen alle, die ihn umsetzen: im Kita-Team, Vereinsvorstand, Kirchengemeinderat, Schulleitungsteam oder in der Abteilung. Für das Kalenderjahr 2027 liegt der Planungstag im Dezember oder Januar. Dieser Artikel beschreibt einen Workshop von vier Stunden, an dessen Ende der Plan steht. Wer nach Kita- oder Schuljahr plant, nutzt denselben Ablauf im Frühjahr oder Sommer, siehe Jahresplanung Kita und Schuljahr planen.
Was soll am Ende des Planungstags feststehen?
Legen Sie das Ergebnis vor der Einladung fest, sonst wird der Planungstag zur Grundsatzdebatte. Vier Ergebnisse reichen:
- der Jahresplan 2027 mit allen Fixpunkten und Vorhaben
- zu jedem Vorhaben eine verantwortliche Rolle
- eine Liste offener Punkte, jeder mit Klärungstermin
- die Termine, an denen das Team den Plan im Jahr prüft
Grundsatzfragen wie Leitbild oder Konzeption kommen auf einen Themenspeicher und bekommen einen eigenen Termin, in Kitas etwa den Konzeptionstag.
Was bereiten Sie vor dem Workshop vor?
Was feststeht, wird nicht diskutiert, sondern vorher eingetragen. Eine Person sammelt zwei bis drei Wochen vor dem Termin:
- Feiertage und Schulferien 2027 Ihres Bundeslands, auch ohne Schulbezug: Ferien bestimmen mit, wann Eltern im Team Urlaub nehmen und Mitglieder verreisen (Ferien je Bundesland).
- Fristen: Haushalt, Jahresabschluss, Zuschussanträge, Berichte, Prüfungen, Wahlen.
- Termine von außen: Träger, Verband, Kommune, Kirchenkreis, Schulamt, Kooperationspartner. Was bis zum Workshop fehlt, steht als „offen“ im Plan.
- Den Vorjahresplan und eine Liste aller Vorhaben 2026 als Grundlage für den Rückblick.
- Urlaubsfenster und Sperrzeiten, etwa Betriebsferien. Einzelne Urlaube mit Namen gehören in die Urlaubsliste, nicht in den Jahresplan.
Eingeladen werden alle, die 2027 Vorhaben verantworten:
| Team | Am Tisch | Typische Fixtermine |
|---|---|---|
| Kita | ganzes Team, anfangs gegebenenfalls der Träger | Trägertermine, Fachberatung, Fortbildungen |
| Verein | Vorstand, Abteilungsleitungen, Jugendwart | Verbandstermine, Spielpläne, Zuschussfristen |
| Kirchengemeinde | Gemeindeleitung, Hauptamtliche, Gruppenleitungen | Kirchenkreis oder Dekanat, Kirchenjahr, Gemeindebrief |
| Schule | Schulleitungsteam, Koordinationen, Ganztagsleitung | Schulamt, Prüfungen, bewegliche Ferientage |
| Abteilung | Team und Leitung | Geschäftsjahr, Budgetrunde, Messen |
In Kitas ist ein ganzer Planungstag meist ein Schließtag und gehört in die Planung der Schließzeiten 2027. Ab etwa zwölf Personen arbeiten Gruppen je Ring und führen ihre Ergebnisse am Rad zusammen (Erfahrungswert).
Material: das Jahresrad mit den Fixpunkten, groß an der Wand (Jahresrad drucken) oder am Beamer; Haftnotizen in den Ringfarben, Klebepunkte, ein Blatt „Themenspeicher“. Drei Aufgaben: Moderation durch jemanden mit wenigen eigenen Vorhaben, eine Person trägt live ins digitale Rad ein, eine achtet auf die Zeit.
Wie läuft ein Workshop zur Jahresplanung ab?
Vorschlag für vier Stunden und fünf bis zwölf Personen:
| Zeit | Block | Ergebnis |
|---|---|---|
| 0:00–0:15 | Ankommen, Ziel und Ablauf | alle kennen das Ergebnis des Tages |
| 0:15–0:45 | Rückblick 2026: behalten, ändern, streichen | Vorhaben, die 2027 wiederkommen |
| 0:45–1:00 | Fixpunkte 2027 prüfen | Rahmen steht, Lücken als „offen“ markiert |
| 1:00–1:30 | Themen und Ringe festlegen | drei bis fünf Ringe mit Namen und Farbe |
| 1:30–1:45 | Pause | |
| 1:45–2:30 | Vorhaben auf Monate und Ringe verteilen | Entwurf des Jahresplans |
| 2:30–3:10 | Engpässe und Kollisionen auflösen | kein Monat über der vereinbarten Grenze |
| 3:10–3:40 | Verantwortliche festlegen | jedes Vorhaben hat eine Rolle |
| 3:40–4:00 | Ergebnis sichern: Foto, offene Punkte, Prüftermine | Plan im Rad, nächste Schritte verteilt |
Ringe ordnen das Jahr nach Themen, nicht nach Personen: etwa Ziele, Veranstaltungen, Gremien und Fristen, Team, Urlaub. Mit mehr als fünf eigenen Ringen wird ein Ausdruck eng (Erfahrungswert).
Verantwortliche stehen als Rolle im Plan: „Leitung“, „Kasse“, „Jugendwart“, „Koordination Ganztag“. Rollen überstehen Personalwechsel und Vorstandswahlen, und der Plan enthält keine Personendaten.
Ganzer Tag: Verlängern Sie die Blöcke „Vorhaben verteilen“ und „Kollisionen auflösen“; nach der Mittagspause planen die Ring-Gruppen ihre großen Vorhaben mit Meilensteinen.
Welche Methoden helfen beim Planen im Team?
Behalten, ändern, streichen. Jedes Vorhaben 2026 kommt auf eine Karte, die Gruppe sortiert in drei Spalten. Zwei Fragen je Karte: Hat das Vorhaben seinen Zweck erfüllt? Würden wir es heute neu einführen? Zweimal „nein“ heißt streichen. Ohne Streichungen wächst der Plan jedes Jahr.
Monatsbelastung sichtbar machen. Jedes Vorhaben bekommt Punkte nach Aufwand: einen für klein, zwei für mittel, drei für groß. Die Summe je Monat steht am Rand des Rads. Vereinbaren Sie die Grenze, bevor die Punkte kleben, zum Beispiel sechs je Monat; Monate mit Ferien oder Jahresabschluss bekommen eine niedrigere. Liegt ein Monat darüber, wird verschoben, verkleinert oder gestrichen.
Puffer. Tragen Sie je Quartal eine Woche ohne Vorhaben als Termin „Puffer“ ein; ein Puffer, der nicht im Plan steht, wird verplant. Fristen gehören nicht in die erste Woche nach den Ferien.
Rückwärts planen. Bei Terminen mit Vorlauf tragen Sie die Schritte rückwärts ein, vor der Mitgliederversammlung etwa Einladungsfrist, Kassenprüfung, Jahresabschluss.
Was ist 2027 im Kalender anders?
Eigene Auswertung der Feiertage und Schulferien aus der OpenHolidays API (Lizenz ODbL, Datenstand 06.10.2026). Verbindliche Ferientermine nennt das Kultusministerium Ihres Landes.
- Weniger Feiertage unter der Woche: Von den neun bundesweiten Feiertagen fallen vier aufs Wochenende: der 1. Mai (Samstag), der 3. Oktober (Sonntag) sowie der 1. und 2. Weihnachtsfeiertag (Samstag und Sonntag). Neujahr ist ein Freitag. Je nach Land hat 2027 zwischen 253 und 256 Arbeitstage (Montag bis Freitag ohne gesetzliche Feiertage), ein bis zwei mehr als 2026.
- Frühe Osterferien: Ostersonntag ist der 28. März. Die Osterferien beginnen in elf Ländern am 22. März, in Sachsen am 26. März, in Baden-Württemberg, Schleswig-Holstein und im Saarland am 30. März; Hamburg hat Frühjahrsferien vom 1. bis 12. März. Schließen Sie das erste Quartal vor Beginn der Osterferien ab.
- Zwei Brückentage im Mai: Christi Himmelfahrt ist Donnerstag, der 6. Mai; in neun Ländern haben die Schulen am Freitag, 7. Mai, frei. Fronleichnam am Donnerstag, 27. Mai, ist Feiertag in Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und im Saarland, Brückentag ist der 28. Mai; in Baden-Württemberg und Bayern liegt diese Woche in den Pfingstferien. Legen Sie an beiden Freitagen keine Teamtermine. Übersicht: Brückentage.
- Lange Strecke ohne Feiertag: Der Reformationstag (31. Oktober) ist ein Sonntag, Allerheiligen (1. November) ein Montag. In Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein liegt nach Pfingstmontag (17. Mai) kein gesetzlicher Feiertag mehr auf einem Werktag; dort tragen Puffer und Urlaubsfenster die Last.
- Jahresende: Der 24. und der 31. Dezember sind Freitage und gesetzlich Werktage. Betriebsferien vom 24. bis 31. Dezember umfassen 2027 sechs Arbeitstage, 2026 waren es fünf.
Termine aus dem Vorjahr oder einer Vorlage landen 2027 auf anderen Wochentagen. Ein Termin am 28. März fällt zum Beispiel auf Ostersonntag; prüfen Sie übernommene Termine auf Wochenenden, Feiertage und Ferien.
Was passiert nach dem Planungstag?
Innerhalb einer Woche geht der Entwurf an alle, mit etwa zehn Tagen Frist für Korrekturen; danach gilt er mit Datum des Stands. Wege zum Verteilen: Teamkalender teilen.
Prüfen Sie den Plan jedes Quartal in einer regulären Teamsitzung: im April, vor den Sommerferien und im Oktober. 30 Minuten genügen (Erfahrungswert) für vier Fragen: Was ist erledigt? Was verschiebt sich? Ist der nächste Puffer noch frei? Welche offenen Punkte sind geklärt? Tragen Sie diese Termine und den Planungstag für 2028 noch im Workshop ins Rad ein.
Eine Rolle pflegt den Plan, eine zweite vertritt sie, alle anderen melden Änderungen. Gesammelt wird in der Teamsitzung, eingetragen danach.
Wie setzen Sie den Plan in Planrad um?
Die Vorlage Team: Kalenderjahr mit Urlaubsfenstern bildet das Jahr in vier Ringen ab: Ziele & Reviews, Urlaub & Betriebsferien, Team & Kultur, Planung & Verwaltung. Mit 26 Terminen, darunter die Jahresplanung für das Folgejahr ab Mitte November, passt sie in den kostenlosen Tarif (ein Rad, vier Ringe, 40 Termine).
- Öffnen Sie die Vorlage mit einem kostenlosen Konto im Editor, benennen Sie die Ringe nach Ihren Themen um und wählen Sie Ihr Bundesland. Feiertage und Ferien kommen als zusätzliche Ringe dazu, die nicht mitzählen.
- Tragen Sie die Fixpunkte vor dem Workshop ein. Einen Vorjahresplan aus Excel übernehmen Sie per Import (Jahresplanung als Excel-Vorlage), ein Planrad-Rad für 2026 mit Jahr kopieren.
- Drucken Sie das Rad als Druck-PDF in A4, im kostenlosen Tarif mit kleinem Planrad-Hinweis. A3 bis A0 gehören zum Tarif „Einrichtung“.
- Im Workshop stehen Verantwortliche als Rolle im Feld „Verantwortlich“; Kinder- und Mitgliederdaten gehören nicht ins Rad.
- Danach exportieren Sie die Termine als Excel-Tabelle oder Kalenderdatei (ICS), beides auch kostenlos.
Teilen per Link, auf Wunsch mit Passwort, Einbetten auf der Website und das Kalender-Abo gehören zum Tarif „Einrichtung“ mit drei Bearbeitern (Preise). Nach der Registrierung gilt er 14 Tage zum Testen, ohne Zahlungsdaten (Testphase).
Checkliste: Jahresplanung im Team
- Ergebnis des Planungstags festgelegt und mit der Einladung verschickt
- Feiertage, Schulferien 2027, Fristen und Termine von außen vorab im Rad
- Vorjahresplan und Liste der Vorhaben 2026 liegen vor
- Drei bis fünf Ringe festgelegt
- Grenze je Monat vereinbart, kein Monat darüber
- Je Quartal eine Pufferwoche im Rad
- Osterferien und Brückentage am 7. und 28. Mai 2027 berücksichtigt
- Jedes Vorhaben mit Rolle, keine Kinder- oder Mitgliederdaten
- Plan innerhalb einer Woche verteilt, Datum des Stands gesetzt
- Prüftermine und Planungstag 2028 im Rad
